Para el Bono de Inteligencia Artificial, según lo anunciado, tendrás que presentar un diagnóstico de madurez digital, un caso de uso concreto y una forma de medir el impacto en productividad. Las tres cosas se pueden preparar hoy, sin esperar a la convocatoria, y en esta guía te explicamos cómo hacerlo en seis pasos.
Es el mismo método que usamos en nuestra asesoría y que aplicamos primero en STEP, nuestra empresa de eventos. Con o sin ayuda, es la forma de que la IA te ahorre tiempo de verdad en lugar de convertirse en otra herramienta que nadie usa.
Paso 1: haz inventario de las tareas repetitivas
Durante una semana, que cada persona apunte las tareas que repite: qué hace, cuántas veces y cuánto tarda. No hace falta un programa: una hoja de cálculo con cuatro columnas basta.
- Tarea (por ejemplo, pasar pedidos de WhatsApp al Excel).
- Quién la hace.
- Veces por semana.
- Minutos cada vez.
Paso 2: localiza dónde viven tus datos
Para cada tarea, anota de dónde salen y a dónde van los datos: correo, WhatsApp, Excel, programa de facturación, CRM, papel. La IA necesita datos accesibles; si la información está en la cabeza de una persona o en papel, ese es el primer punto a resolver.
Paso 3: puntúa tu madurez digital
No hay aún un modelo oficial del programa, pero puedes situarte con una escala sencilla, proceso a proceso:
- Nivel 0: se hace en papel o de memoria.
- Nivel 1: está en Excel o en el correo, cada persona a su manera.
- Nivel 2: hay una herramienta común (CRM, ERP, facturación), pero se rellena a mano.
- Nivel 3: las herramientas están conectadas y los datos pasan solos de una a otra.
- Nivel 4: hay automatización e IA sobre esos datos, y se mide el resultado.
La mayoría de pymes que vemos están entre el nivel 1 y el 2. Saltar directamente al 4 rara vez funciona: primero hay que ordenar.
Paso 4: elige un caso de uso
Multiplica veces por semana por minutos en cada tarea del inventario. Ordénalas de más a menos tiempo y quédate con las que tengan los datos en el nivel 1 o superior. De ellas, elige una sola: la que más tiempo roba o la que, si falla, más te cuesta (un cliente perdido, una factura mal hecha).
Escribe el caso de uso en una frase: "Queremos que los pedidos que llegan por WhatsApp entren solos en el sistema y se genere el albarán, para dejar de pasarlos a mano".
Paso 5: mide el antes
Antes de cambiar nada, deja por escrito cómo funciona hoy ese proceso y con qué números: horas a la semana, errores al mes, tiempo de respuesta al cliente, ventas cerradas. Sin esa foto no podrás demostrar la mejora, que es lo que el bono pide medir.
En STEP medimos el tiempo que el equipo dedicaba al seguimiento y la tasa de cierre antes de centralizar la información. Después pudimos decir con datos que se recuperaban unas 14 horas a la semana y que el cierre subía un 24 %.
Paso 6: prepara el proyecto y elige proveedor
- Describe el proceso actual, el problema y el objetivo en horas o euros.
- Enumera las herramientas que ya usas y que deben seguir funcionando.
- Pide a los proveedores un plan por fases, con una primera entrega medible en pocas semanas.
- Desconfía de propuestas que empiezan por una licencia en lugar de por tu proceso.
Con este dosier tendrás preparado lo que previsiblemente te pedirán y podrás solicitar la ayuda en cuanto se abra la convocatoria.
Fuentes
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